Kommunikation mit Lehrenden

Die Kommunikation mit Lehrenden findet gewöhnlich in zwei Varianten statt: Im persönlichen Gespräch in der Sprechstunde oder du stellst deine Frage/n via Mail. Das aus der Schule recht geläufige Ansprechen der Lehrenden auf dem Flur solltest du vermeiden, da Lehrende auf ihren Wegen i.d.R. keine Zeit für ein Gespräch haben; sie betreuen meist deutlich mehr Studierende als Lehrer Schüler. Außerdem wird das Ansprechen im Anschluss an eine Lehrveranstaltung von einigen Dozenten als eine Gesprächsmöglichkeit angeboten. Generell gilt: Im Zweifel einfach nachfragen!

In der Cafeteria und Mensa solltest du den Lehrenden ihre Pause gönnen und in der Bibliothek sollte man sie arbeiten lassen. Bitte wundere dich nicht, wenn ein Dozent euch auf dem Campus nicht sofort erkennt oder grüßt – bei ca. 400 Studierenden pro Semester kann man schon mal den Überblick verlieren.

Wenn du etwas absprechen musst, solltest du selber abwägen, welche Form der Kommunikation du wählst – die Auswahl der angemessenen Kommunikationsform richtet sich nach dem Anliegen und der Frage. Damit diese Einschätzung leichter fällt, stehen unten ein paar exemplarische Anliegen.

Anliegensinnvolle und angemessene Kommunikationsform
Abmeldung von Kursen, wenn man sie nicht besuchen kann→ E-Mail
Absprache eines Hausarbeitsthemas→ Sprechstunde
Anliegen, die eine schriftliche Bestätigung erfordern→ Sprechstunde
Besprechung eines Referates/einer Moderation→ Sprechstunde
Besprechung von Problemen beim Verfassen einer Hausarbeit→ Sprechstunde
einzelne Nachfrage bzgl. einer Information im Beratungsportal bzw. Studienordnung→ E-Mail
Entschuldigen bei voraussehbarem Fehlen in einer Sitzung→ E-Mail
Frage nach der Korrektur einer Arbeit, wenn der vereinbarte Zeitraum vorbei ist→ E-Mail
Frage nach einem CampusOffice-Eintrag→ E-Mail
Fragen zu den Modulen→ Sprechstunde
komplexe Fragen, z.B. zu einem Referat oder einer Hausarbeit→ Sprechstunde
kurze Frage, die eine kurze Antwort erwarten lässt→ E-Mail
Terminvereinbarungen für bspw. einen Gesprächstermin, eine Prüfung→ E-Mail
Veränderung einer Abgabefrist (aus triftigen Gründen)→ E-Mail
Vorbesprechung einer mündlichen Prüfung→ Sprechstunde

Diese Tabelle erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sie soll die Einschätzung erleichtern, ob ein Anliegen in der Sprechstunde oder via E-Mail vorgetragen werden kann.

Neben diesen beiden Kontaktformen gibt es auch die Möglichkeit, Fragen im Kurs selber zu stellen. Das betrifft zum Beispiel Fragen inhaltlicher und organisatorischer Art. Dadurch hilfst du auch deinen Kommilitonen, welche oft die gleichen Fragen haben.

Infos zum Verfassen von E-Mails

Angemessene Begrüßungs- und Verabschiedungsformeln

KommunikationssituationBegrüßungVerabschiedung
förmlich und eher distanziertSehr geehrte/Sehr geehrterMit freundlichen Grüßen
Freundliche Grüße
weniger förmlich, weniger distanziertLiebe/LieberHerzliche Grüße
Viele Grüße

Wenn du dir unsicher bist, wähle eher die förmliche Variante als die weniger förmliche; du kannst auch, wenn du bereits eine E-Mail deines Dozenten erhalten hast, einfach das Anredeverhalten des Dozenten spiegeln. Das heißt, dass du bei dem ersten Mailkontakt bitte den vollständigen Titel in der Anrede verwendest. Danach spiegelst du dann das Verhalten des Dozenten. Wenn er mit Titelangabe unterzeichnet, so solltest du beim Mailkontakt weiterhin den vollständigen Titel verwenden; ist das nicht der Fall, reicht die Nennung des Nachnamens aus.

Korrekte Titelverwendung in einer Mail

Bevor du eine E-Mail verfasst, erkundige dich nach dem korrekten Titel deines Adressaten. In der unten stehenden Liste findest du die richtigen Abkürzungen für eine angemessene Anrede in der E-Mail.

LangformAbkürzung
Bachelor, Master, Diplom, Magister, Staatsexamenwird in der Anrede nicht angegeben
DoktorDr.
Professor/außerplanmäßiger (apl.) ProfessorProf. Dr.
PrivatdozentPD Dr.

Kommunikation mit Angehörigen des Instituts, die nicht Lehrende sind

Man schreibt als Student nicht nur Lehrende an, sondern auch Tutoren, Hilfskräfte oder den FR.

Mails an Tutoren, Hilfskräfte und Fachschaftsratsmitglieder sind nicht so stark konventionalisiert und die Angeschriebenen dürfen geduzt werden, da es sich um Kommilitonen handelt. Die Anrede „Sehr geehrter Fachschaftsrat“ wirkt da ein wenig seltsam.

Weitere Angestellte, wie Verwaltungsangestellte, Bibliothekspersonal oder die Mitarbeiter aus dem Prüfungsamt, werden natürlich gesiezt und höflich angeschrieben.

So nicht! Folgende Gewohnheiten bitte unbedingt vermeiden ...

  • Verwendung einer ‚unseriösen‘ E-Mail-Adresse wie bierchen@… oder hotgirl99@…1) (RUB-Adresse ist Pflicht!)
  • Fehler im Namen der/ des Lehrenden
  • unpassende Anredeformel wie „Huhu“
  • unpassende Grußformel wie „Küsschen“ oder „Liebste Grüße“
  • Rechtschreib- und Grammatikfehler
  • Verwendung von sprachlichen Mitteln aus der Online-Kommunikation wie „:-)“, „vllt“, u. „lol“
  • unnötige Informationen (z.B. ausführliche Beschreibung der Krankheitssymptome bei Krankmeldungen etc.)

Ein paar gut geeignete Ratschläge zum Verfassen von E-Mails findest du auch im Spiegel-online-Artikel Kommunikation im Büro: So machen Sie Ihre E-Mails weniger nervig ;-), dessen Inhalte sich wunderbar auf die E-Mail-Kommunikation an der Uni übertragen lassen.

Außerdem empfehlenswert:

Hallöchen, Herr Professor!

Von Thomas Hoeren

Es ist ein Kreuz mit den E-Mails. Student an Dozent: Bittbriefe „with kisses“ oder Lob für die „völlig abgefuckte Vorlesung“ sind schon befremdlich. Schreddern aber gigantische Datenpakete die Mailbox, ist Schluss mit lustig. Ein Münsteraner Juraprofessor klagt sein Leid.

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Checklisten

E-Mail

ΟIst mein Anliegen wirklich für eine E-Mail geeignet?
ΟBefindet sich die Antwort nicht im Beratungsportal, der Studienordnung oder auf der Homepage des Dozenten?
ΟVersende ich die Mail von meiner RUB-Adresse?
ΟIst der Name des Lehrenden fehlerfrei geschrieben?
ΟIst der Titel richtig?
ΟSind Gruß- und Abschiedsformel angemessen?
ΟHabe ich mich an den Grundsatz: so viel Informationen wie nötig, so viel Klarheit wie möglich, gehalten?
ΟFreundlichkeit und Höflichkeit vorhanden?
ΟWenn benötigt, Matrikelnummer angegeben?

Sprechstundenbesuch

ΟErfordert mein Anliegen einen Sprechstundenbesuch?
ΟBefindet sich die Antwort im Beratungsportal, der Studienordnung oder auf der Homepage des Dozenten?
ΟHängt eine Liste aus und habe ich mich in dem Fall eingetragen?
ΟDatum und Uhrzeit notiert? s. Homepage
ΟKonkrete Fragen aufbereitet?
ΟVorbereites Material wie Literaturliste und/oder Themenidee dabei?
ΟPünktlich erscheinen!

Literatur

Weiterführende Literatur und Informationen

E-Mail-Gruselkabinett: Hallöchen, Herr Professor! Spiegel online. Quelle: http://www.spiegel.de/unispiegel/wunderbar/e-mail-gruselkabinett-halloechen-herr-professor-a-424426.html [letzter Aufruf: 2017-11-23]

Kommunikation im Büro: So machen Sie Ihre E-Mails weniger nervig ;-) Spiegel online. Quelle: http://www.spiegel.de/karriere/berufsleben/geschaeftliche-e-mail-gut-formulieren-so-klappt-s-a-1047195.html [letzter Aufruf: 2017-11-23]

1) Abgesehen davon, dass solche E-Mail-Adressen unbeabsichtigt (?) ein aufschlussreiches Bild vom Sender der E-Mail vermitteln, landen E-Mail von solchen Adressen auch recht häufig im Spam-Ordner.
 
reader/02/02.2_mikrokosmos.txt · Zuletzt geändert: 2019/10/18 17:28 von haendel
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